对上市公司来讲，年度报告是其递交最为重要的一份报告。因为已经有太多的报刊杂志来对年报进行多方面的诠释，在这里我只想提几点。年度报告不仅仅是提供一些财务数据，它同时也体现了公司与客户、与供应商的关系。
年报是公认的公司管理层向公众传递公司有关信息的权威声音，自然，它也是连接公司管理层与股东的最重要环节。因此，在发表年度报告之前，公司管理层应与法律顾问、审计会计师以及财经公关人员仔细深入地讨论年报各个方面以及具体细节内容。
年报由两个不同的部分组成。第一部分是公司情况，包括公司发展目标和经营管理情况(这部分要占半页);第二部分则关于公司的财务状况。
写年报前应参考一下同行业其他公司的报告，取人之长，补己之短。管理层应有一个明确的判断标准，哪些地方是本公司报告应吸取的，哪些则应摒弃。另外，还可以听听承销商、经纪人、分析师的意见，最好还能召集公关公司、设计师、印刷商一起来开个会，广开思路，确定整份报告的主题、风格、图片、图表以及总计页数。管理层应虚心听取他们的意见和建议，因为他们在这方面是很富有经验的。
另外，总的预算和进度表也应定出来，并遵照执行。
关于年度报告的内容，其中公司、人物、产品、计划、前景都应有一个明确的说明。首席执行官对一些重要问题的看法(比如公司实力、成长性、盈利性、公司前景)应该放在一个突出位年度报告应反映公司总体形象。
因此，即使是小公司，在印刷年度报告尤其是第一份年度报告时也要全力以赴，仅仅准备一些印刷精美的产品介绍或者10- K文件是不够的。年度报告实际上能帮助公司在金融市场打出名气，因此，在印刷年度报告时，每一句话、每个字、每个部分都应仔细斟酌。
1.公司状况。这部分通常以总经理报告开头，这也是年报中阅读率最高的一部分，因为人们想听听公司是如何评价自己的。这也是公司领导与公司股东直接交流的途径。总经理报告应亲切自然，不要摆出拒人于千里之外的样子。
2.设计。年度报告要给人以赏心悦目的感觉，因此在排版、设计上要仔细考虑，力争引人注目。漂亮的外观常常能增加人们阅读的兴趣。色彩、艺术设计、照片、插图、曲线图、示意图、大小、排版等都要加以考虑，封面和正文要选择质量好的纸张来印刷。标题、图片说明是读者首先阅读的对象，从某种意义上讲，是整份年度报告的缩影。
财经公关公司时常与一些美工有联系，这些美工能对年度报告的美术以及图片提一些宝贵的看法。比如，这张照片应该用资料照片还是现场照片，是用黑白照、彩色照，还是采用有阴影的照片。在制作前，还应决定究竟哪种图表形式最能反映公司的有关数据。
SEC对部分财务数据的图表形式、大小有特别规定。另外，各人还可能就是否加下划线、粗体、行距等方面提建议。在印刷时最好采用高质量纸张。
一般来讲，小公司印刷年报的数量应是其股东人数的3-4倍。这主要是为了有足够的数量来满足其他有关方面的需要，如经纪人、分析师、询问者、媒体的需要等。应及时更新邮寄名单，以确保年度报告分发到位。
一份受欢迎 的年度报告，公司尤其是高级管理层要 花很大的精力和时间。为拿到一份漂亮的年度报告，应及早准备，提前三、四个月就可以开始筹划了。
3.委托书。字典上对委托的定义是: “授权给另一方人”。在上市公司的管理中，委托书则是股东授权给公司管理层来代行其投票权的委托要求。
根据各州的证券法以及证交所的规定，牵涉到影响股东权益的重大事件需经股东同意，一般以召开股东大会的形式提请股东审议。委托书会告之股东会议的内容，并表明公司希望能得到委托。
一般，在股东大会上，受托的股权占了绝大部分。股东在正式表决前随时可以撤回或取消其委托。此外股东可为某种特定目的授权给某个人，允许其为他/她代行投票权。在大多数情况下，委托请求一般在开年度股东大会时发生，其时可能会选举董事会成员。在这种情况下，必须准备一整套含年度报告的委托资料，包括经审议的财务报告、董事候选人名单及他们的背景介绍、管理层人员情况以及管理层的报酬。另外，公司应将企业经营上的重大事件告之股东，并提请股东大会审议。
根据1934年法案的14 (a)款，SEC要求委托材料在分发给股东10天前上交给SEC，以便SEC有时间来复核材料里有无谎报或漏报的成分。如果SEC在10天内没有作出任何评论，那么这些委托材料就可以寄给股东。
4.邮寄。把委托材料传递到股东手中可不是一件容易的事。自70年代以来，以邮寄传递材料的方法越来越麻烦。
第一，有越来越多的股东以“街名”(street name)持有(客户让经纪商代为保管证券，股权证明书注上经纪商/交易商机构的名称并由它们保存)。在1975年，以街名形式保存的股票只有很少一部分，今天，已超过55%。
第二，越来越多的以街名持有的股票存放到存托公司(Depository Trust Company - DTC) 一个电脑化的中介机构，安排各方证券过户，在当事人各自账户上分别记人借方和贷方。
第三，美国的邮寄服务业比较复杂，而且一般委托书的邮寄集中期往往与税收申报书、退税单凑在一起，邮局通常会觉得苦不堪言。
幸而大多数公司现在用不着为把这些委托材料送人“千家万户”而苦恼。公司的过户代理机构差不多担当起了委托材料的邮寄、回收、制表统计。一般过户代理机构也会派人出席公司的股东大会，并且在公司秘书的帮助下，监督投票结果的统计。
