怎样才能最有效地组织这些信息
为了回答“怎样才能最有效地组织”这个问题关键就是要记录信息的方式可以使你在需要的时候很容易地找到这些信息。如果你有一个超强的记忆而且可以回忆几乎所有你在过去听到或者看到的信息，那你可能不需要这么一个解决方法来组织你的信息，但是对于其他像我们这样的平凡人，还是主要使用两种系统比较好:电脑系统和书面系统。我会先来讲讲书面系统，因为它相对来说比较简单。但是现在我们已经完全进入了21世纪，所以我热捧电脑系统，尽管也有很多证券分析师仍然习惯用纸笔进行记录。如果你选择了书面系统，那么给你关注的每个公司和每个行业都准备一个活页夹，并且确保把自己的名片放在每个活页夹中，这样你万一把它落在哪里之后也不至于会丢掉多年的工作成果。最理想的状态就是，你能有一个功能性极强的活页夹，每一页都可以随时添加或者移除;螺线本就存在这方面的问题，但是却很便携。正如在表中强调的那样，实物笔记本的问题就是完全无法建立索引并且快速查询，不可能储存诸如网站、电话会议纪要等电子信息，如果不是随身携带，也不能发挥作用。
我非常推荐将尽可能多的信息，甚至包括那些手写的笔记保存成电子文档形式。鉴于我的经验，这方面最好用的软件是Microsoft OneNote,它在2003年年底上市;但不幸的是，我发现使用它的证券分析师却为数不多。我认识的那些已经在使用这个软件的证券分析师都高度评价它的实用性一不仅 可以储存笔记信息，也几乎可以储存所有类型的文件，比如说网页、公司的PPT或者某个具体版本的Excel模型( 如果你是买方分析师的话，也可以用它来储存卖方模型)。除了Microsoft OneNote之外也有其他类似的软件，比如Evernole,它是在电脑单机版本中最类似的笔记系统。Microsoft OneNote和Evemnote除了有电脑单机版本外，还都有网络版，这可以帮助你加强和同事之间的合作。Zoho和Ubernote是另外两种替代产品，但是都只有网络版。
讨论到这里了，考虑到证券分析师的两个工作地点就是很重要的了:办公室内和办公室外。当你在办公桌前听一个电 话会议或者和行业专家打电话的时候，试着使用你的电脑来做笔记，其中的好处已经在表中一一列出来了。但是这时的一个问题就在于，一些和你在电话上沟通的专家在听到你敲键盘的噪声时，可能就不大想继续讲话了。所以你要考虑买一个消音键盘来解决这个问题，市面上大概不到50美元就能买一个了。
当你不在办公室的时候，记笔记的方法就受到很大的局限。比如说，当你在一个公司总部或者公司的会议室参加管理层会议的时候，你可以使用笔记本电脑来记笔记，但是这会分散你的注意力而且可能会给发言人造成一种很正式的印象，让他不好意思开口。为了创造出一种轻松的气氛，在你和发言人面对面坐着的时候最好能选用笔和本子来记笔记。但是有个窍门，就是之后你可以把这些笔记转换成电子形式，这样就可以给它们编上索引，方便以后的搜索和总结。虽然现在手写识别软件正变得越来越好用，但是还并不完美。所以，其实并没有任何一种方法可以完全把手写笔记转换成可搜索的电子版。以下是几种我用过的方法，以好用程度顺序排列:
(1) 使用一支与你的笔记软件兼容的电子笔来记笔记。OneNole可以识别手写文字并用来搜索，当然前提是用户可以书写清晰(这其实不是我的风格)。
(2)重新在电脑中 敲入手写笔记的关键点。
(3)重新输入所有的手写笔记。这确保所有的笔记都会留存，但是很费时间，或者需要助手帮忙，而且助手还很可能看不太清楚手写的笔记。
不管你选择哪种方法，要确定保存手写笔记的扫描件，并在存储空间中保存备份，以便将来再次使用(在上述第一个方法里，手写笔记会被自动转化为电子版保存在电脑中)。
把所有的笔记都保有成电子文档可以很快成为一件工作量很大的事情，除非证券分析师有一个方法可以从背景信息中区别出重要信息。这个问题可以通过更加流行的笔记软件解决，只要加上用户定义的标签即可。比如说，我关注的每-个公司都会创建一个“ 管理指南"标签,我会在与此相关的所有笔记上都做出标记(包括我保存在电子笔记本里的新闻发布或者PPT文档)。之后，我为公司的季度电话会议做准备的时候，可以把所有跟公司“管理层指引”有关的笔记和文件全部通过这个标签调用出来;通过这种方法可以用来判断以前“管理层指引”的表现。跟书面笔记系统类似，最好给你关注的每个公司和每个行业都分别建立一个电子文件夹，再创建和表里列出的项目类似的标签。不设置标签的证券分析师注定会有极大的工作量,因为这不像大学课程或者公司的一个项目,大多数公司的信息量是无穷无尽的，也就是说，每个文件夹里的信息都会随着时间的积累不断地增加，所以除非你做了很好的组织分类和排序，不然每次要找到有用的信息就会越来越困难。
以下是一些卖方分析师和买方分析师常用的其他电子笔记方法，虽然我个人觉得这些方法与我推荐的专业笔记软件相比都有不足之处，但还是推荐给大家参考(详细信息请参见表)
●电子邮件:为每一次对话都建立一个新邮件，并且保存在其公司或者行业的文件夹里。这样可以在任何能使用公司邮箱的地方查到，也可以搜索或者转发。
●文字处理文件:为每个公司或者行业建立一个文档。既然这个方法有一些优势，那为什么不直接使用笔记软件呢?它有所有的文字处理文件的功能，同时还有附加的搜索和索引功能。
●Advent's Tamale研究管理解决方案:一个企业级的解决方案，可以使得合作完成、保存和重新提取大多数任何在过去的证券分析中使用过的文件(使用这个软件的前提是你的公司已经安装)。
